大規模會議規劃的預算是多少?

發布時間:2020-04-01 09:30:00

大型會議規劃方案預算方案是會議規劃的重要組成部分。如何做好會議預算?在這里,小編告訴大家,會議策劃主要由以下幾個部分組成。

大型會議規劃方案預算方案是會議規劃的重要組成部分。如何做好會議預算?在這里,小編告訴大家,會議策劃主要由以下幾個部分組成。

運輸費用可分為:

(1)從出發地到會議地點的運輸費用,包括從航班、鐵路、公路、客船、目的站、機場、碼頭到住宿地的運輸費用

(2) 會議期間的交通費-主要是會議場所的交通費,包括住宿地到俱樂部的交通費、俱樂部到餐飲場所的交通費、俱樂部到商務交流場所的交通費、商務考察的交通費以及其他參與者可能使用的預定交通工具。

(3) 歡迎和回程運輸-包括航班、鐵路、公路、客船和到機場、車站和港口的住宿。

具體來說,可以分為:

(1)會議場地租賃——一般來說,場地租賃已經包括一些常用設施,如激光筆、音響系統、桌椅、主席桌、白板或黑板、油筆、粉筆等。,但不包括一些非常規的設施,如放映設備、臨時裝飾、展臺等,需要增加非主席的額外預算,演講臺詞也可能需要增加。

(2) 是的。會議設施租賃費——這部分費用主要是指租用投影儀、筆記本電腦、移動同聲傳譯系統、場館展示系統、多媒體系統、錄像設備等一些專用設備,租賃時通常需要一定的使用押金,包括設備的技術支持和維護費用。值得注意的是,在租賃過程中應對設備的各種效率參數做出具體要求(一般可咨詢專業會議服務公司,以獲得最合適的性價比),否則可能會影響會議。此外,在不同的會議過程中可能使用不同的道具,需要記錄費用。更具成本效益的方法是在整個會議過程中只使用一個道具,以便最好地利用一切?,F場電子大屏幕可應用于會議策劃過程的各個環節,如3D簽到墻、紅包雨、***游戲、產品展示、投票、電子簽到、啟動儀式創意環節等,可通過互動大屏幕實現。

(3) 場地安排費-如果不需要,這部分費用通常包含在場地租賃費中。如有特殊要求,可咨詢專業會議服務商。

(4) ,其他支持成本-這些支持通常包括廣告和印刷、禮儀、秘書服務、交通和倉儲、娛樂和醫療、媒體、公共關系等。根據這些支持的臨時性質,如果會議組織者單獨尋找這些行業支持,成本可能高于市場價格。如果由專業會議服務商代理,將獲得相對低廉的價格和專業的服務支持。

對于這些單項服務支持,主辦方應盡可能細化要求,并另行簽訂服務協議。

住宿費應該很清楚——值得注意的是,住宿費中有些是全價,有些還需要額外的政府稅收。對于會議,住宿可能是主要費用之一。尋找專業的展覽服務商通??梢垣@得更好的折扣。

正常的住宿費不僅與酒店星級標準、房間類型等因素有關,還與客房內的開放式服務項目有關,如是否進行長途通訊、洗漱換洗、迷你吧飲品、一次性換衣、上網等,客房內水果供應及其他服務是否開放。會議組織者應明確酒店應關閉或開放的服務項目和范圍。

會議的餐飲費用可以是簡單的,也可以是復雜的,這取決于會議策劃的議程需要和會議的目的。

(1)、早餐和早餐一般都是自助餐,當然也可以采用圓桌用餐,費用是按人數計算的(但考慮到會議用餐的特殊性和原材料的準備,據估計,就餐人數不應與實際就餐人數相差15%,否則,餐廳有理由拒絕按實際就餐人數結算一人——而是按預定人數收費)

(2) ,中餐和午餐中餐和午餐基本上屬于晚餐,可以采取數字預算-自助餐的形式,按桌預算-圓桌。如果主人希望飲料由自己購買而不是由餐廳提供,餐廳可能會收取一定的服務費。

(3) ,酒水和服務費通常,如果在高星級酒店餐廳用餐,餐廳拒絕讓主人拿出酒水消費。如果飲料可以帶出去消費,餐館通常需要收取服務費。在高星級酒店舉辦會議宴會,一般在基本消費水平上加收15%的服務費。

(4) 場館茶歇費用基本按人數預算,可在預算中提出茶歇不同時段的飲食搭配。主辦方告知茶歇的價格通常包括服務人員的費用。如果組織者需要非程序***,則可能需要額外的預算。一般來說,茶歇的類型可以分為西式和中式。西式主要有咖啡、紅茶、西式點心和水果,中式主要有開水、綠茶或花茶、果茶、水果、咖啡、水果和點心。

(5) 事實上,一個政黨的預算可能比另一個政黨的預算更復雜。只要制定好膳食標準和規模,就可以方便地計算出預算。不過,招待會/舞會的預算旨在支持場地和項目,可能需要很長時間才能確認。

視聽設備的成本通??梢院雎圆挥?,除非是在室外進行。如果為了公關效果而必須在室外進行,那么視聽設備的預算就比較復雜,包括:
    (1)設備本身的租金,通常是按日計算;

(2)交通費,設備的安裝調試及控制技術人員的支持費用,可由展覽服務商代理使用;(3)音源——主要是背景音樂和娛樂音樂的選擇,可由主辦方帶來,也可委托代理

通常,程序可以根據會話數進行選擇和計算。預算金額通常與項目規劃和執行的難度以及參與人數呈正相關。如果在合適的地方有固定的演出,預算很簡單,而且與觀看演出的人數呈正相關——除了特別或私人演出。

雜費,是指展覽過程中的一些臨時安排所發生的費用,包括印刷、臨時運輸和裝卸、紀念品、模型和禮儀服務、臨時道具、傳真和其他通訊、快遞服務、臨時保健、翻譯和導游、臨時商務車輛、交易所等。

雜費預算很難計劃。通常,不可預見的費用可以作為一種策略添加到會議費用預算中。

會議規劃方案的預算費用大致是這些。需要會議計劃的小伙伴可以收集他們!


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