大型活動策劃和組織的九個關鍵環節

發布時間:2020-03-29 10:10:00

?策劃、籌備和組織大型會議活動,是黨政機關辦公廳(室)經常遇到的一項工作,具有重要的政治意義和較高的社會關注度。大型活動是一項系統工程,精心策劃、科學組織是其關鍵環節。

策劃、籌備和組織大型會議活動,是黨政機關辦公廳(室)經常遇到的一項工作,具有重要的政治意義和較高的社會關注度。大型活動是一項系統工程,精心策劃、科學組織是其關鍵環節。

規劃是運用科學方法和藝術手段,為實現既定目標,解決具體問題而構思、設計和制定工作計劃的過程。大型活動應考慮以下規劃工作:

一是探尋深刻的政治內涵。黨政機關主辦和參加的大型活動不同于單純的商業活動。他們除了展示黨政機關形象、倡導模范行為外,往往還具有傳遞思想、表達立場等深刻的政治內涵。挖掘大型活動的政治內涵,就是以政治內涵為指導思想和工作原則,在策劃主題、設計背景的過程中,以政治內涵為主導理念和實施方式,搭建活動板,連接過渡環節。有時為了展示或突出活動的內涵,有必要圍繞主題設計幾個主題單元。這些主題單元構成了活動的主體,并在活動中轉化為難忘的瞬間。

二是構思創新活動。獨特的創意往往能深刻表達具體的內涵,越是宏大的內涵需要通過完整的創意策劃和細膩的創意主題來體現。當然,堅定的創新并不意味著沉溺于冒險。在黨政機關主辦和參加的大型活動中尋求創新和變革的前提是安全、穩定、順利。

三是構建完整的主題框架。大型活動的主題和內涵確定后,規劃者需要建立合理可行的活動單元作為主題表達的手段。不同的活動單元構成若干子主題,這些子主題相互連接,并縫合成一個完整的活動主題。在強調大型活動整體性的同時,必須高度重視不同活動之間框架結構的合理性和過渡空間的可達性。在實踐中,活動主題和活動單元確立后,要通過實踐練習確保過渡的穩定性和銜接的順暢。同時,還要考慮過程中可能出現的“意外”,通過制定計劃防止活動的意外中斷。

四是勾勒出完善的組織細節?!边@句話對于組織大型活動有兩層含義:一是活動規模越大,控制環節越復雜,細節越瑣碎;二是活動組織得越成功,內容越精彩,精神越豐富細節。成功的規劃猶如精美的雕塑。既要注重整體把握,又要把握枝葉造型。細節的細膩和細膩,可以讓人感受到大型活動的濃厚氛圍,引導人們關注活動的細節,從而留下更加難忘的印象。

組織工作是大型活動的骨干,組織越科學,內容越精彩。根據組織過程的不同,大型活動可以分為相互支持、協同工作的不同階段。

第一,全面可行性研究階段。舉辦大型活動,必須考慮舉辦的必要性、能否成功舉辦、舉辦后能否達到預期效果。在組織活動之前,必須對活動能否安全可靠地進行詳細研究,并提前達到預期效果,以確保大型活動的正確決策。在廣泛深入調查研究的基礎上,既要充分論證活動的必要性和可行性,又要對各項活動方案進行比較分析論證,提前研究活動實施過程中可能遇到的突發問題,制定周密的處置方案。同時,要高度重視活動實施后政治輿論、社會影響和經濟效益的科學預測和效果評價。

二是嚴格審批階段。大型活動,特別是大型文化體育活動,舉辦前需經公安、文化等部門行政許可。多數情況下,由于需要設置大型戶外廣告,設置展臺和布線,還涉及市容、安全生產、消防等部門的職能?;顒蝇F場的平面圖、平面圖、電路圖應事先報有關部門審批。在施工過程中,這些部門還應進行安全檢查。在大型活動中,上述部門的作用不僅體現在行政許可和行政監督上,還體現在活動前期的可行性研究和組織策劃階段?;顒又?,各部門配合制定相關技術方案,溝通協調涉及的審批事項,根據不同行業標準和技術標準提出嚴格要求,制定科學、合理、可行的大型活動策劃方案,協調落實、監督檢查,確?;顒禹樌M行。

三是精心組織協調階段。組織協調是大型活動的脈絡和觸角。大型活動是一個復雜的開放系統,許多活動塊和活動鏈接都會產生非特定的通信對象,每個對象都應該采取相應的方式與之進行有效的通信。如果重復舉辦一些活動,如四年一屆的“奧運會”、“世界杯足***”,由于技術標準成熟定型,實踐和經驗豐富,基本可以確定活動的目標、范圍和工作模式,但仍會產生大量的組織協調工作。如果沒有舉辦大型活動的先例,組織過程中的任何理解差異和行動不一致都應通過協調和磨合來統一。組織和協調看似簡單,但事實上,它們相當復雜。這種復雜性不僅體現在協調層次和協調主體的多樣性上,還體現在通信環節信息的不斷過濾和消耗上。因此,大型活動的組織和協調要特別注重方式方法,包括通過召開協調會形成的書面文件、會議紀要等形式的溝通,以及口頭表達、電子郵件聯系、電話、短信等即時溝通,確保溝通的有效性。在工作層面有兩種溝通方式:退卻和務實。退卻模式主要是為工作層面弄清楚主旨,把握領導精神。撤退不是沒有意義的事。工作層應通過務虛活動初步觸及活動的目標和范圍。語用模式是在原則框架下的提煉和實施,是工作層根據各自的能力和職責對所遇到的問題做出的反應。

四是緊湊型過程控制階段。大型活動的過程控制是活動過程中組織者對節點的控制。這些節點主要包括事件的打開和關閉以及每個鏈路的連接點。首先,要慎重選擇開閉時機。特別是黨政機關主辦和參加的大型活動,由于涉及面廣、意義重大,必須適時舉辦?;顒訒r間還可能受到國際形勢、社會環境和觀眾、組織者意志的影響,甚至受邀請的領導人或其他重要人士的日程安排的影響。其次,應該有一個完整的項目過程計劃。包括總計劃、子項目計劃和滾動計劃。我們常說“計劃趕不上變化”,科學、系統的活動規劃在組織實施上會有許多變數。因此,任何計劃都必須有一個計劃或第二個計劃。一旦活動開始,預定的條件和環境就會發生變化,既定的計劃也必須相應地進行調整。

五是安全風險控制和應急管理。任何“風險”都是大規?;顒拥臄橙?。從某種程度上講,控制活動過程、精心策劃活動的關鍵在于通過對活動中發生事故的概率分析,建立完整的應急預案,預防事故的發生。要牢固樹立“零風險”的理念,消除一切可以消除的標志和隱患,制定防范風險的工作方案。對于重大會議和活動來說,低風險不僅是現場組織混亂、食品衛生差,而且是移動信號差、通訊不暢等;高風險包括恐怖襲擊、惡劣天氣等,還存在低風險和高風險之間的轉換和轉化的可能。要把風險管理意識貫穿于活動的全過程,識別和分析任何潛在的風險,制定相應的對策。要注意查詢相關記錄和資料,吸取以往寶貴經驗,熟練運用系統分解、情景模擬等方法,做出周密的風險論證報告,然后制定切實可行的風險控制策略,確保大型活動的成功。


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