會議活動策劃中的干貨分析

發布時間:2020-03-29 09:20:00

年會、表彰會、座談會、報告會、聯誼會、交流會、研討會等會議種類繁多,不同的會議有不同的目的和重點,也需要有針對性地進行方案策劃。今天,我們將選出最常見的三類會議展覽,如何進行會議策劃?流程和要點是什么

年會、表彰會、座談會、報告會、聯誼會、交流會、研討會等會議種類繁多,不同的會議有不同的目的和重點,也需要有針對性地進行方案策劃。今天,我們將選出最常見的三類會議展覽,如何進行會議策劃?流程和要點是什么?

1、 企業年會

每年年底,各企業將召開年終總結會,回顧公司過去一年的業績,梳理存在的問題,展望公司未來。年會本質上是企業內部的自我分析會,具有一定的私密性和封閉性。然而,由于年會的話題屬性,年會的“公關”效應逐漸開始形成。哪家企業年會開得好,哪家企業請了明星演出,哪家企業在年會上給員工頒發了XX獎等等,這些都會涉及到行業內外的資金溝通方式對企業的形象輸出有影響。

由于晚宴的存在,年會的時間一般安排在下午或晚上,地點是酒店宴會廳。你可以聘請專業的主持人,也可以選擇優秀的企業內部人員。年會項目也是如此,可以為每個部門制作1-2個項目,也可以邀請表演嘉賓。在準備階段,做好材料采購工作,包括***禮品、游戲道具、座卡、裝飾品、***箱、橫幅、獎券、鮮花等,并安排相關人員到現場拍照、錄像,方便材料的錄制和宣傳?;顒訒r間應提前通知各部門,并要求各部門按時參加。

在流程安排上,通常由主持人主持年終總結會,并宣布年終總結會正式開始。然后各部門和項目負責人登臺做年度報告,總結各部門的成績和項目進展情況。隨后,總經理出席了講話,總結了企業的年表,提出了新一年的目標和計劃。接下來,主持人宣布領隊向優秀員工頒獎,頒發榮譽證書和獎金,并合影留念,然后邀請優秀員工代表作頒獎發言。

接下來,年會的演出正式開始。每組節目依次上臺演出。主持人將介紹相聲,挑起氣氛,最后對演出進行投票。然后得票最多的節目將在舞臺上獲獎。除表演外,還可以穿插一些團隊游戲,邀請員工表演團體游戲,如搶凳子、筷子、氣球等,以促進現場氣氛。最后,董事長總結講話后,晚宴正式開始,大家舉杯共同祝愿企業在新的一年里更加輝煌。會議期間,部門領導與員工相互敬酒,增進感情。最后,晚宴結束,主持人邀請全體工作人員合影留念,年會正式結束。

一般來說,年會的議程是相對固定的,主要通過抽獎、頒獎、晚會等形式產生話題并傳播。畢竟,每個人都羨慕那些對員工慷慨大方的企業。在員工福利方面不遺余力的公司自然會成為業內討論的對象,年會也是一個很好的自我展示的平臺。但除了對外公關,年會更注重內部公關,那么在預算有限的情況下,一個好的年會的關鍵是什么?

首先,要調動各部門的數據和案例進行總結,少用形容詞,多用“次數”和“動詞”,這是一次“務實”的年會。因此,年會應該有一個總結和排名,綜合考慮市場環境、競爭對手等外部因素,讓內部員工能夠發現自己的成績和不足。二是年會始終獎懲并重,不僅要發現問題、糾正問題,還要對優秀的部門和個人給予足夠的肯定,充分調動員工的積極性,鞏固企業的歸屬感。第三,總結與展望并重??偟膩碚f,年會的內容是總結部分和展望部分三到七次會議的比例,看到新的市場變化,鼓勵員工不斷提高能力,在新的一年里取得巨大成就。

2、 行業交流論壇

為了塑造行業影響力,一些企業或平臺將率先舉辦行業論壇,邀請眾多業內知名人士齊聚一堂,分析行業形勢,預測行業趨勢和熱點,形成意見碰撞,鞏固共識,并促進行業交流,同時主辦方將在論壇活動中逐步樹立行業話語權和權威性。

一個成功的行業交流論壇必須具有時代感、針對性、主題的現實意義,圍繞核心主題展開有價值的探討。一個成功的行業論壇可以為人們提供一條思考的道路和富有創意的精彩觀點。因此,論壇邀請的嘉賓非常重要。應該找到那些在這個行業積累了很長時間的人。他們應該在業界有一定的聲譽和權威,能夠發表有見地和深入的評論。而主持人是業內最優秀的人,要有廣博的知識面,能夠在鎮上生活,與現場形成共鳴和互動,善于引導話題。除嘉賓外,還可邀請部分媒體錄制、發布相關報道進行宣傳。

在活動籌備階段,要采購場地布置材料,篩選論壇場地,預測參會人數,選擇合適的場地,擺放相應的材料,并進行圓桌、講臺、橫幅、音響、LED投影,講臺、座位等要有安排,現場要不斷調整,保證良好的視覺效果,方便圖片、視頻等的錄制和推廣。

發出相應的邀請函時,邀請函應簡明扼要,用真摯的文字,包括時間、地點、規格、主題、嘉賓和邀請函文字。邀請函必須提前發出并傳達到位,以便為對方準備論壇發言預留足夠的時間。值得一提的是,一些主辦方會要求嘉賓提前將演講稿送審稿,以避免敏感話題、離題和軟弱無力。

在議程設置方面,除了嘉賓對不同話題的演講外,還可以設置辯論話題,營造沖突感和參與感。論壇的整個過程相對簡單,包括出席、開幕、主題演講、座談會、合影、閉幕和晚宴(可選)。在論壇中,應制作會議紀要,包括文字、語音、圖片、視頻等形式。

3、 內部研討會

一般來說,公司內部座談會的主題往往比較直接,比如企業文化建設、項目創意、重要決策的討論等,而會議的整個過程并不復雜,所以策劃會比較簡單。重點還是要有參與意識,引導大家的發言回應自己的想法,以誠懇的態度去面對和組織,然后保證落實,而不是做一些膚淺的工作。這種形式的論壇是一種良性循環。

首先,確定時間、地點、參與者、目的、主持人、負責人等因素。場所可考慮公司會議室、酒店等場所,或在公司集團建設中相互滲透的形式。計劃中要做好預算和時間安排。預算大致包括交通、娛樂、場地、伙食等費用。在時間安排上,要合理、寬松。從集會、出發、游戲、座談會、用餐、休閑活動、回程等各個環節控制時間。

會議的主題和目的可以是溝通公司日常管理中存在的問題,提高公司的經營效率;也可以是讓團隊明確公司的戰略目標和計劃,并在此基礎上對個人和部門進行具體規劃;或者強調員工的主人翁意識,充分發揮員工的主觀能動性,為公司創造更多的利益提供創造性思維之路,總之,其目的必須圍繞公司的發展和員工的進步。

在會議過程中,主持人通常先做開場白,明確會議的目的和安排,然后由負責人發言,然后主持人拋出相應的話題,邀請所有成員討論和表達自己的感受,錄音員以文字和音頻的形式記錄每個人的想法,而攝影記者在專題結束時用照片和視頻記錄會議,主持人總結了專題討論會的主題和觀點,并在拍照后宣布專題討論會結束。

有幾點需要注意。首先,參加座談會的全體成員必須守時,服從指揮,不要掉隊,否則會給團隊帶來很多不便。二是愛護個人物品,注意自身安全。第三,要把臨時突發事件引起的變化通知大家。第三,論壇全體成員要注重公司的整體形象,保持良好的著裝和行為,營造良好的團隊氛圍和企業形象。


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